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Stai caricando un documento su un portale ma non hai il tempo per ottimizzare le dimensioni? Se comprimi pdf puoi diminuire il peso del file senza perdere la qualità del documento. Ci sono strumenti online come SmallPDF che ti permettono, in pochi secondi, di ottenere un file identico a quello originale ma di dimensioni molto minori. Quindi, se devi inviare una domanda o devi caricare un documento firmato in digitale, puoi affidarti a dei tool che possono semplificarti la vita.

Cosa ti serve prima di iniziare: ecco una mini-checklist essenziale

• Il PDF da caricare, meglio se è la versione finale e l'hai già controllato
• Un browser aggiornato
• Un computer o uno smartphone
• Una connessione stabile

Tutti gli step per comprimere un PDF e ridurne le dimensioni

1. Vai allo strumento di compressione PDF di Smallpdf e carica il file con il drag & drop o direttamente da un dispositivo.

   
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2. ​Scegli il livello di compressione: base se vuoi mantenere la qualità del file e hai bisogno di ridurre le dimensioni di poco, oppure elevata per ottenere la massima compressione. A questo punto, clicca su "Comprimi".

   
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3. Attendi l'elaborazione e verifica l'anteprima. Puoi già vedere di quanto è stato compresso il tuo file, così sai subito se devi procedere con la compressione avanzata oppure no. Controlla che i testi e i timbri risultino leggibili.

   
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4. Scarica il PDF compresso. Se devi fare altre operazioni come unire, dividere o convertire, puoi passare agli altri strumenti senza ricaricare il file. SmallPDF ti mette a disposizione diversi tool che puoi usare per modificare o convertire il tuo PDF.
5. Carica il nuovo PDF sul portale. Se il limite è ancora sopra la soglia, ripeti con la compressione elevata oppure valuta di dividere il documento in più file, se ti è consentito.

Consigli pratici sulla sicurezza e sulla qualità del file finale

Se il documento è composto principalmente da testo, per esempio un modulo o un contratto, la compressione base di solito è sufficiente. Se, invece, il PDF è ricco di immagini, allora considera di procedere con la compressione avanzata. Come sempre, verifica che i timbri, i QR e le firme siano ben nitidi.

Se il PDF è stato ottenuto da delle scansioni, puoi provare a ridurre la risoluzione delle immagini a monte, oppure puoi ricreare il PDF dai file nativi (Word/Excel/PowerPoint) e puoi procedere con la compressione successivamente. Nella maggior parte dei casi, puoi guadagnare più megabyte rispetto alla sola compressione.

Se carichi dei documenti sensibili, ricorri alla protezione con una password o alla firma elettronica. Smallpdf supporta le password robuste e gli strumenti di firma in conformità alle norme europee, i trasferimenti sono protetti da TLS.

Può esserti utile sapere quali sono i limiti dei caricamenti per i diversi portali. Ricorda anche che, se vuoi allegare il file via email, Gmail accetta allegati fino a 25 MB, mentre la PEC può arrivare a 100 MB per messaggio. In base a queste dimensioni puoi valutare quanto devi comprimere il file per ottenere il peso adatto.

Il PDF non va bene? Alcuni problemi comuni e come risolverli

Il portale ha un limite molto piccolo (1-6 MB)? Alcuni portali anagrafici potrebbero avere dei limiti bassi. In questi casi, usa una compressione elevata e, se necessario, dividi il PDF in diverse sezioni.

Il file è ancora sopra la ammessa per i servizi della PA? Nei sistemi INPS/eProcurement ci sono limiti di 10 MB per singolo file o 14 MB per la documentazione più recente. Anche in questo caso, fraziona il documento e carica più file.

Compaiono degli errori sull'estensione o sui contenuti? Se il portale rifiuta altri formati, converti tutto in PDF prima di comprimere. Evita di rinominare il file con dei caratteri speciali. Con Smallpdf puoi anche unire o dividere più PDF.

Il documento è illeggibile dopo la compressione? In questo caso, rifai la compressione con la modalità base, oppure ricrea il PDF da sorgente riducendo le dimensioni delle immagini manualmente. Se il portale accetta più allegati, spezza il documento in più parti.

Hai dubbi sulla sicurezza dei dati? Su SmallPDF i file vengono eliminati automaticamente dopo un'ora. Se lavori spesso offline o con delle reti limitate, puoi usare l'app desktop.

Cosa hai appreso da questa guida rapida

• Come comprimere un PDF con Smallpdf e come scegliere il livello giusto di compressione.
• Come scaricare il file pronto per l'upload.
• Quali sono le soglie tipiche dei portali italiani (da 1 MB a 14 MB) e come adeguarti senza perdere la leggibilità del tuo file.
• Le buone pratiche sulla qualità, sulla sicurezza e sui formati per evitare dei rifiuti.
• Delle soluzioni rapide nel caso in cui il portale dovesse rifiutare il file.